Подготовка серьезной компании к участию в выставке, как нельзя лучше, демонстрирует справедливость правила: готовь сани летом. Наиболее престижные отраслевые выставки организаторы, как правило, начинают формировать за 10-12 месяцев до открытия. Поэтому компании, которые хотят наилучшим образом подать свою экспозицию, также начинают подготовку к выставке загодя.

Очень важно подать заявку на участие в выставке и заключить соответствующий договор сразу после объявления о ее проведении. Если этого не сделать, самые престижные места в выставочном зале достанутся конкурентам.

За полгода до начала мероприятия компания должна четко представлять, какую именно продукцию она намерена включить в свою экспозицию, какие дополнительные мероприятия она планирует провести. Обо всех запланированных презентациях, конференциях и семинарах необходимо уведомить организаторов выставки заранее — это поможет избежать досадных накладок и недоразумений. Кроме того, именно за полгода до участия в выставке нужно начинать планировать рекламную кампанию участия фирмы в выставке — это поможет привлечь к экспозиции большее количество целевой аудитории.

Важной составляющей привлечения потенциальных клиентов к экспозиции является целевая рассылка пресс-релизов. Практика показывает, что оптимально сделать это трижды — за три месяца, за месяц и за две недели до начала мероприятия. Поэтому уже за квартал до открытия выставки компания должна окончательно определиться с большей частью экспонатов и мероприятий.

Изготовление стенда и сопутствующих материалов также требует времени. При этом следует помнить: конкуренты в настоящий момент решают те же задачи, что и ваша компания. Поэтому не стоит полагаться на то, что сувенирную и полиграфическую продукцию удастся изготовить в сжатые сроки. Изготовить-то удастся, но ее качество будет оставлять желать лучшего: стандартные ручки с логотипом компании потенциальный клиент забудет на первой же встрече, полиэтиленовый пакет использует лишь один раз — для доставки каталогов и проспектов в офис, а сами каталоги, если они сверстаны впопыхах и так же впопыхах напечатаны, отправятся прямиком в макулатуру.

Некоторые агентства обещают выполнить все работы для компании, участвующей в выставке за две-три недели. Да, случаются ситуации, когда в авральном приходится готовиться, — от форс-мажоров не застрахован никто. Однако опыт свидетельствует - даже экспромты получаются по-настоящему удачными лишь тогда, когда они тщательно подготовлены.